1. Information générale
1.1 Introduction
La protection de la vie privée est importante pour La Mosaïque, centre d’action bénévole et communautaire et la Fondation La Mosaïque (ci-après « L’Organisation », « nous », « notre »). Pour cette raison, nous avons mis en place des mesures de protection et des pratiques de saine gestion de vos renseignements personnels conformément aux lois applicables.
La présente politique de confidentialité (la « Politique »), qui doit être lue conjointement avec notre politique d’utilisation du site web conclue avec l’Organisation, décrit nos pratiques en matière de collecte, d’utilisation, de traitement, de communication et de conservation des Renseignements personnels de nos clients, visiteurs et utilisateurs.
En utilisant notre site web lamosaique.org (le « Site web ») ou l’un de nos Services, vous acceptez que nous puissions recueillir, utiliser, traiter, divulguer et conserver vos Renseignements personnels conformément aux conditions décrites aux présentes. Si vous n’acceptez pas de respecter et d’être lié par la présente Politique, vous n’êtes pas autorisé à visiter, accéder ou utiliser notre Site web ou nos Services, ni à partager vos Renseignements personnels avec nous.
Cette Politique ne s’applique pas aux Renseignements personnels des employés, des représentants et des consultants de l’Organisation, ou à toute autre personne affiliée à l’Organisation, ainsi qu’à toute information qui ne constitue pas un renseignement personnel tel que défini par la loi applicable.
1.2 Responsable de la protection des renseignements personnels
Les questions, commentaires et plaintes portant sur la Politique et les pratiques de l’Organisation en matière de respect de la vie privée peuvent être adressées à notre Responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées suivantes :
Nom : Sylvie Dépelteau
Courriel : [email protected]
Adresse : 1650, avenue de l’Église, Longueuil, Québec, J4P 2C8, Canada
2. Définitions
Les mots et expressions qui suivent, lorsqu’ils apparaissent avec une première lettre en majuscule dans la Politique, ont le sens qui leur est attribué ci-après, à moins d’une dérogation implicite ou explicite dans le texte :
« Fournisseur de services » : toute personne physique ou morale qui traite les données pour le compte de l’Organisation. Il s’agit de l’organisations tierces ou de personnes employées par l’Organisation pour faciliter les Services, fournir les Services pour le compte de l’Organisation, d’effectuer des services liés aux Services ou d’aider l’Organisation à analyser l’utilisation des Services.
« Renseignements personnels » : tout renseignement qui concerne une personne physique et permet de l’identifier, c’est-à-dire qui révèle de manière directe ou indirecte quelque chose sur l’identité, les caractéristiques (ex. : les habiletés, préférences, tendances psychologiques, prédispositions, capacités mentales, caractère et le comportement de la personne concernée) ou les activités de cette personne, et ce quelle que soit la nature du support et quelle que soit la forme sous laquelle ce renseignement est accessible (écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre).
« Renseignements personnels sensibles » : désigne un Renseignement personnel qui, lorsque par sa nature ou en raison du contexte de son utilisation ou de sa communication, il suscite un haut degré d’attente raisonnable en matière de respect de la vie privée. Il peut s’agir, par exemple, de renseignements médicaux, biométriques, génétiques ou financiers, ou encore de renseignements sur la vie ou l’orientation sexuelle, les convictions religieuses ou philosophiques, l’appartenance syndicale ou bien l’origine ethnique.
« Responsable de la protection des renseignements personnels » : la personne qui est en charge de l’application de la présente Politique et dont les coordonnées sont identifiées à la section 1.2 de la présente Politique.
« Services » : Services fait référence au site Web et à tous les services connexes offerts par l’Organisation, qui comprennent les services professionnels et, le cas échéant, les médias associés, les documents imprimés et la documentation « en ligne » ou électronique.
3. Traitement des Renseignements personnels
3.1 Collecte des Renseignements personnels
Votre consentement de partager vos renseignements personnels avec nous
Pour l’Organisation, le respect de votre privée et de la confidentialité de vos données est primordial. C‘est pourquoi nous avons développé cette politique de confidentialité afin de vous indiquer quels renseignements nous recueillons, comment nous les traitons, et quand nous avons besoin de les communiquer à des sous-traitants ou des tiers.
Par votre consentement, vous autorisez l’Organisation à procéder à la collecte et au traitement de vos renseignements personnels qui sont nécessaires pour vous offrir nos services. Sachez que vous demeurez maîtres en tout temps de vos renseignements personnels et que le consentement que vous nous donnez au moment de la collecte ou du traitement de vos renseignements personnels peut être retiré en tout temps. Nous nous assurerons de respecter votre choix conformément à nos obligations légales.
Par ailleurs, il est primordial de lire cette présente Politique de manière conjointe avec notre document concernant la Politique d’utilisation du Site web. Dans le cadre de nos activités, nous pouvons collecter, traiter et utiliser différents types de Renseignements personnels que vous nous donnez que si la loi nous le permet. incluant les renseignements énumérés ci-dessous :
Via notre Site web :
- Des coordonnées, tels votre nom et prénom, votre numéro de téléphone, votre adresse courriel et le nom de votre entreprise pour nous joindre, effectuer un don ou un achat de billet;
- Nous utilisons YouTube pour la diffusion de nos vidéos. Nous vous invitons à consulter leurs conditions d’utilisations https://www.youtube.com/t/terms .
- Lorsque vous faites l’achat de billet ou que vous faites un don, vous êtes redirigé vers le site de PayPal afin de conclure votre transaction. Ce site sécurisé répond aux normes les plus strictes de l’industrie. Pour connaître davantage sur leurs méthodes de traitement, conservation et destruction de vos Renseignements personnels, nous vous invitons à consulter leurs politiques de confidentialité https://www.paypal.com/FR/webapps/mpp/ua/privacy-full?locale.x=fr_FR
Dans l’accomplissement de mandats que vous nous confiez :
- des coordonnées, tels votre nom et prénom, votre adresse courriel, votre numéro de téléphone, votre adresse et votre numéro d’entreprise pour la création de votre dossier;
- des informations d’ordre fiscal, notamment votre revenu et d’autres informations concernant vos finances personnelles;
- des renseignements relatifs aux services, tels les renseignements concernant les services que nous vous avons rendus;
- des informations relatives aux transactions et au paiement, comme le mode de paiement utilisé, la date et l’heure, le montant du paiement, le code postal de facturation, votre adresse et d’autres informations connexes;
- des renseignements que vous choisissez de fournir ou de nous transmettre, par exemple, lorsque vous remplissez un formulaire, répondez à des sondages ou communiquez avec l’un de nos employés ou bénévoles;
Dans chaque cas, ces renseignements personnels sont traités conformément aux fins légitimes et nécessaires énumérées à l’article 3.2 ci-dessous. De plus, nous nous assurons de recueillir et traiter uniquement les données et Renseignements personnels qui sont strictement nécessaires aux fins des objectifs pour lesquels vous nous les donnez. Si une utilisation subséquente de vos Renseignements personnels devait avoir lieu, nous vous aviserons tel que requis par la loi.
3.2 Utilisation des Renseignements personnels
Conformément à l’énoncé au paragraphe 3.1, nous n’utilisons vos Renseignements personnels que si la loi nous le permet. Nous pouvons utiliser vos Renseignements personnels aux fins légitimes décrites ci-dessous :
- vous fournir des Services;
- pour vérifier votre identité et examiner vos antécédents personnels, comme le permet la loi;
- exploiter, maintenir, superviser, développer, améliorer et offrir toutes les fonctionnalités de notre Site web;
- pour gérer le risque et les activités;
- pour respecter nos obligations en vertu des lois et règlements en vigueur;
- développer de nouveaux Services et améliorer notre Site web et nos Services;
- à des fins de marketing et de développement des affaires, si vous avez préalablement consenti au traitement de vos renseignements personnels à ces fins;
- vous envoyer des messages, des mises à jour, des alertes de sécurité;
- répondre à vos questions et vous fournir une assistance au besoin;
- administrer un concours, une promotion, un sondage ou une autre fonctionnalité du Site web ou de nos Services;
- recueillir les avis et commentaires relativement à nos Services;
- effectuer des recherches et des analyses en lien avec notre Organisation et nos Services;
- détecter et prévenir les fraudes, erreurs, spams, abus, incidents de sécurité et autres activités préjudiciables;
- pour constater, exercer ou défendre un droit ou une procédure en justice;
- vous transmettre des communications conformément à la loi;
- permettre la fonction de postuler pour un emploi auprès de l’Organisation;
- pour toute autre fin permise ou requise par la loi.
Veuillez noter que nous n’utilisons pas les informations que nous recueillons afin d’en tirer des inférences ou quelque interprétation que ce soit.
Les Renseignements personnels que nous recueillons et conservons demeurent chiffrés et sont archivés de manière sécuritaire sur notre serveur. Soyez rassurés que ces Renseignements personnels sont divulgés uniquement lorsque nous avons une obligation légale de ce faire.
3.3 Communication des Renseignements personnels
Nous pouvons communiquer vos Renseignements personnels à nos employés, entrepreneurs, consultants, mandataires, Fournisseurs de services et autres tierces parties de confiance qui ont besoin de ces renseignements pour nous aider à exploiter notre Site web, à réaliser et à protéger nos activités
commerciales ou à vous servir, à condition que ces Fournisseurs de services se soient préalablement engagés par écrit à assurer la confidentialité de vos Renseignements personnels conformément aux lois applicables et à notre Programme de gouvernance de l’information. De plus, seuls les membres du Personnel et certains bénévoles de notre Organisation qui ont un besoin d’accéder et de traiter vos Renseignements personnels y auront accès, en conformité avec notre Politique interne de protection des Renseignements personnels.
Nous ne vendons pas, n’échangeons pas, ni ne communiquons autrement vos renseignements personnels à des tierces parties, sous réserve des exceptions prévues par la loi.
3.3.1 Fournisseurs de services et autres tierces parties
Bien que nous tentions d’éviter de communiquer vos Renseignements personnels à des tiers, nous pouvons faire appel à des Fournisseurs de services pour exécuter divers services pour notre compte, tels que la gestion et la sécurité informatique, le marketing, ainsi que l’analyse, l’hébergement et le stockage de données. Nous avons défini ci-dessous les cas pour lesquels un tel partage peut avoir lieu :
- Nous utilisons les services de ViGlob pour l’hébergement de notre site web. Consultez leur politique de confidentialité.
Lorsque nous communiquons vos Renseignements personnels à des Fournisseurs de services, nous concluons des contrats écrits avec eux avant que vos renseignements personnels ne leur soient communiqués et nous leur fournissons que les Renseignements personnels nécessaires à l’exécution de leur mandat. Dans le cadre de ces contrats conclus avec nos Fournisseurs de services, nous nous engageons à ce que les principes énoncés dans la présente Politique soient respectés, et ces Fournisseurs de services sont tenus d’utiliser les Renseignements personnels selon nos directives et uniquement pour les fins pour lesquelles ils ont été fournis. De plus, ces Fournisseurs de services nous offrent des garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures de protection adéquates qui sont proportionnelles à la sensibilité des Renseignements personnels traités ou communiqués. Lorsque nos Fournisseurs de services n’ont plus besoin de vos Renseignements personnels, nous leur demandons de détruire ces données de manière appropriée.
3.3.2 Conformité à la législation, réponse aux demandes légales, prévention des préjudices et protection de nos droits
Nous pouvons communiquer vos Renseignements personnels lorsque nous estimons qu’une telle divulgation est autorisée, nécessaire ou appropriée, notamment :
- pour répondre aux demandes des autorités publiques et gouvernementales ;
- pour protéger nos activités ;
- pour nous conformer à des procédures judiciaires ;
- pour protéger nos droits, notre vie privée, notre sécurité, nos biens, les vôtres ou ceux de tiers ;
- pour nous permettre de mettre en œuvre les recours disponibles ou de limiter les dommages que nous pourrions subir; et
- conformément aux lois en vigueur qui sont applicables.
3.3.3 Transaction commerciale
Nous pouvons partager, transférer ou communiquer, en stricte conformité avec la présente Politique, vos Renseignements personnels en cas de vente, de transfert ou de cession, en tout ou en partie, de l’Organisation ou de nos actifs. Dans ce cas, nous vous informerons avant que vos Renseignements personnels ne soient transférés et ne soient régies par une autre politique de confidentialité.
3.3.4 Consentement des Renseignements personnels
Dans la mesure du possible, l’Organisation obtient directement auprès de la personne concernée son consentement à ce que nous recueillions, utilisions et communiquions ses Renseignements personnels. Toutefois, si vous nous fournissez des Renseignements personnels au sujet d’autres personnes, vous devez vous assurer de les avoir dûment avisées que vous nous fournissez leurs renseignements en plus d’avoir obtenu leur consentement à une telle communication.
Nous solliciterons votre consentement explicite avant d’utiliser ou de communiquer vos Renseignements personnels à d’autres fins que celles énoncées aux présentes.
3.3.5 Conservation des Renseignements personnels
Sous réserve des lois applicables, nous conservons vos Renseignements personnels uniquement pour le temps nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ces renseignements ont été recueillis, à moins que vous ne consentiez à ce que vous Renseignements personnels soient utilisés ou traités à une autre fin. De plus, nos périodes de conservation peuvent être modifiées en temps opportun en raison d’intérêts légitimes (par exemple, pour garantir la sécurité des Renseignements personnels, pour prévenir les abus et violations ou pour poursuivre des criminels).
Soyez également assurés que lorsque la finalité pour laquelle un renseignement a été collecté est accompli, nous procédons à la destruction ou l’anonymisation de ce renseignement, conformément à la législation applicable.
Pour obtenir plus d’information sur les périodes pendant lesquelles vos Renseignements personnels sont conservés, veuillez contacter notre Responsable à protection des renseignements personnels en utilisant les coordonnées prévues à l’article 1.2 de la présente Politique.
3.4 Renseignements personnels de nature sensible
Il est peu probable, mais n’est pas impossible, que dans certaines circonstances nous ayons besoin de recueillir des Renseignements personnels considérés comme étant de nature sensible. Avant de procéder à toute collecte de ces informations, nous procéderons à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, afin de déterminer quels enjeux sont possibles quant à la collecte de ces données. Comme toujours, l’Organisation ne recueillera que les Renseignements personnels de nature sensible qui sont strictement nécessaires pour nos opérations.
De plus, avant de procéder à la collecte de ces Renseignements personnels de nature sensible, nous nous assurerons d’avoir votre consentement explicite pour ce faire, comme il est requis par la Loi.
À titre d’exemple, voici quelques types de Renseignements personnels de nature sensible que nous pourrions collecter auprès de vous, avec vos consentement :
- Origine raciale;
- Données financières;
- Données de santé;
- Vidéo surveillance.
4. Vos droits et processus du traitement des plaintes
À titre de personne concernée, vous pouvez exercer les droits énoncés ci-dessous en communiquant par courriel ou par la poste à l’attention de notre Responsable à la protection des renseignements personnels aux coordonnées prévues à l’article 1.2 de la Politique. Notre Responsable à la protection des renseignements personnels prendra contact avec vous dans les trente (30) jours suivant la réception de votre envoi.
- Vous avez le droit d’être informé des Renseignements personnels que nous détenons à votre sujet et de demander une copie papier des documents contenants vos Renseignements personnels, sous réserve des exceptions prévues par la loi applicable;
- Vous avez le droit de faire rectifier, modifier et mettre à jour les Renseignements personnels que nous détenons à votre sujet s’ils sont incomplets, équivoques, périmés ou inexacts;
- Vous avez le droit de retirer ou modifier votre consentement à ce que l’Organisation recueille, utilise, communique ou conserve vos Renseignements personnels en tout temps, sous réserve des restrictions légales et contractuelles applicables.
- Vous avez le droit de nous demander de cesser de diffuser vos Renseignements personnels et de désindexer tout lien rattaché à votre nom qui donne accès à ces renseignements si cette diffusion contrevient à la loi ou à une ordonnance judiciaire;
- Vous avez le droit de porter plainte auprès de la Commission d’accès à l’information, sous réserve des conditions prévues par la loi applicable;
Afin de donner suite à votre demande, il peut vous être demandé de fournir un document d’identification approprié ou de vous identifier autrement.
Nous encourageons tous nos clients à maintenir leurs renseignements personnels chez nous à jour. Les décisions relatives aux divers services que nous pouvons offrir à notre clientèle peut varier selon l’exactitude de ces données. Il est ainsi primordial de s’assurer que nous avons un portrait exact de votre situation.
5. Témoins de connexion et autres technologies de suivi
Nous utilisons des témoins de connexion et autres technologies similaires (collectivement, les « Cookies ») pour nous aider à opérer, protéger et optimiser le Site web et les services que nous offrons. Les Cookies sont de petits fichiers texte qui sont stockés sur votre appareil ou sur votre navigateur. Ils permettent de recueillir certaines informations lors de votre visite du Site web, dont votre langue de préférence, le type et la version de votre navigateur, le type d’appareil que vous utilisez et l’identifiant unique de votre appareil. Si certains des Cookies que nous utilisons sont supprimés après la fin de la session de votre navigateur, d’autres Cookies sont conservés sur votre appareil ou sur votre navigateur afin de nous permettent de reconnaître votre navigateur lors de votre prochaine visite du Site web. Les données recueillis par l’intermédiaires de ces Cookies n’ont pas pour objet de vous identifier. Ils permettent notamment de garantir le fonctionnement du Site web, d’améliorer l’expérience de navigation des utilisateurs et fournissent certaines données qui nous permettent de mieux comprendre le trafic et les interactions qui ont lieu sur notre Site web ainsi que de détecter certains types de fraudes.
Les Cookies ne causent aucun dommage à votre appareil et ne peuvent être utilisés pour extraire vos renseignements personnels.
Vous pouvez configurer votre navigateur de manière à être informé de la mise en place de Cookies lors de votre visite du Site web, pour que vous puissiez décider, dans chaque cas, d’accepter ou de refuser l’utilisation de certains ou de tous les Cookies. Veuillez noter que la désactivation des Cookies sur votre navigateur pourrait nuire à votre expérience de navigation sur le Site web et vous empêcher d’utiliser certaines de ses fonctionnalités.
6. Mesures de sécurité
L’Organisation a mis en place des mesures de sécurité physiques, technologiques et organisationnelles visant à protéger adéquatement la confidentialité et la sécurité de vos renseignements personnels contre la perte, le vol ou tout accès, divulgation, reproduction, communication, utilisation, modification non-autorisé. Ces mesures comprennent notamment le cryptage, le contrôle d’accès, la séparation des tâches, l’audit interne, etc.
Parmi les diverses mesures mises en place :
- Notre Site web est doté d’un Protocole SSL (Secure Sockets Layer) qui assure une connexion sécurisée entre votre appareil et notre serveur;
- Les employés de l’Organisation ont pris connaissance de la présente Politique et ont pris l’engagement de s’y conformer et de respecter le caractère confidentiel des Renseignements personnels concernant nos clients potentiels et existants. De plus, chaque employé s’engage à suivre et respecter une politique de gouvernance des données applicable à l’ensemble du personnel de l’Organisation;
- Comme mentionné à la section 3.3, nous avons mis en place des mesures d’accès aux Renseignements personnels qui limite l’accès uniquement aux personnes qui ont une raison valable pour consulter, traiter, communiquer ou autrement utiliser vos renseignements;
- Comme mentionné à la section 3.3, les sous-traitants et tiers qui font affaire avec l’Organisation et avec qui nous devons parfois communiquer vos Renseignements personnels se sont préalablement engagés à protéger la confidentialité et le caractère privé de ces renseignements;
- Lorsque la finalité pour laquelle vos Renseignements personnels ont été collectés est satisfaite et que nous n’avons plus besoin de les conserver, l’Organisation procède à la destruction ou anonymisation de ces données, sous réserve des lois applicables.
Malgré les mesures décrites ci-dessus, nous ne pouvons garantir la sécurité absolue de vos Renseignements personnels. Si vous avez des raisons de croire que vos Renseignements personnels ne sont plus protégés, veuillez contacter notre Responsable à la protection des renseignements personnels immédiatement en utilisant les coordonnées prévues à l’article 1.2 ci-dessus.
7. Modification de la présente Politique de confidentialité
Nous nous réservons le droit de modifier la présente Politique à tout moment conformément à la législation applicable. En cas de modification, nous publierons la version révisée de la Politique de confidentialité et actualiserons la date de mise à jour figurant dans le pied de page de celle-ci. Si vous n’approuvez pas les nouvelles conditions de la Politique de confidentialité, nous vous invitons à ne plus utiliser notre Site web et nos Services. Si vous choisissez de continuer d’utiliser notre Site web ou nos Services après l’entrée en vigueur de la nouvelle version de notre Politique, votre utilisation de notre Site web et nos Services sera alors régie par cette nouvelle version de la Politique.
8. Liens vers des sites web de tiers
Il peut arriver à l’occasion que nous incluions sur notre Site web des références ou des liens vers des sites web, produits ou services fournis par des tiers (les « Services de tiers »). Ces Services de tiers, qui ne sont pas exploités ni contrôlés par l’Organisation, sont régis par des politiques de confidentialité entièrement distinctes et indépendantes de la nôtre. Nous n’assumons donc aucune responsabilité quant au contenu et aux activités de ces sites. La présente Politique s’applique uniquement au Site web et aux services que nous offrons. La présente Politique ne s’étend pas aux Services de tiers.
9. Limitation de la responsabilité
L’Organisation s’engage à prendre tous les moyens raisonnables afin d’assurer un niveau de confidentialité et de sécurité des Renseignements personnels conforme aux standards technologiques adéquats compte tenu de son secteur d’activité.
Malgré ce qui précède, vous déclarez comprendre et reconnaître qu’aucun système informatique n’offre une sécurité absolue et qu’une part de risque est toujours présente lorsque l’on transmet des Renseignements personnels sur le réseau public qu’est l’internet.
Vous acceptez ainsi que l’Organisation ne puisse être tenue responsable de toute violation de confidentialité, piratage, virus, perte, vol, utilisation abusive ou altération des Renseignements personnels transmis ou hébergées sur ses systèmes ou ceux d’un tiers. Vous déclarez également renoncer à toute réclamation à cet égard, sauf en cas de négligence grave ou de faute intentionnelle de la part l’Organisation. En conséquence, vous acceptez de dégager l’Organisation et ses dirigeants, administrateurs, personnes liées et partenaires commerciaux de toute responsabilité pour tout dommage de quelque nature que ce soit, qu’il soit direct ou indirect, accessoire, spécial ou consécutif en rapport avec l’utilisation de vos Renseignements personnels.
Dans le cas d’une violation de la confidentialité ou de la sécurité de vos Renseignements personnels qui présente un risque élevé pour vos droits et votre liberté, cette violation vous sera notifiée dès que possible, et l’Organisation prendra les mesures nécessaires pour préserver la confidentialité et la sécurité de vos Renseignements personnels.
10. Individus âgés de moins de 14 ans
Nous ne recueillons et n’utilisons pas sciemment des Renseignements personnels de personnes âgées de moins de 14 ans. Si vous avez moins de 14 ans, vous ne devez pas nous fournir vos Renseignements personnels sans le consentement de vos parents ou de votre tuteur. Si vous êtes un parent ou un tuteur et que vous apprenez que votre enfant nous a fourni des Renseignements personnels sans consentement, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées prévues à l’article 1.2 ci-dessus pour demander que nous supprimions les renseignements personnels de cet enfant de nos systèmes.
11. Communiquez avec nous
Toute question, commentaire, demande ou préoccupation concernant la présente Politique de confidentialité doit être transmise à notre Responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées prévues à l’article 1.2 de la présente Politique.
Dernière mise à jour : 25-08-2023
